mobileX-Travel Expense Manager
Die Erfassung von Reisekosten gehört sicherlich nicht zu den beliebtesten Aufgaben, die ein Außendiensttechniker zu erledigen hat. Da stapeln sich die Belege der letzten Reisen gerne mal zu einem ansehnlichen Häufchen auf dem Schreibtisch, bevor sie dann – nach der dritten Aufforderung durch den Serviceleiter oder die Buchhaltung – endlich nach Aufträgen geordnet, in einer Excel-Liste erfasst und per Post an die Zentrale geschickt werden. So vergehen bis zur Rechnungsstellung an den Kunden gerne mal Wochen oder Monate. Auch der Techniker muss lange auf die Erstattung seiner Auslagen warten. Doch es geht auch anders.
Mit dem Modul “mobileX-Travel Expense Manager” in der mobilen Auftragsabwicklung mobileX-MIP for Field Service und in der App mobileX-CrossMIP kann der Servicetechniker seine Spesen einfach vor Ort auf seinem Laptop, Tablet oder Smartphone erfassen und direkt an den Innendienst übermitteln. Zusammen mit der Bearbeitung von Service-Aufträgen erfasst er die anfallenden Kosten sowie die sonstigen Reisedetails, die dann in SAP verbucht werden. Dort können die Daten in der Transaktion PR05 “SAP Reisekostenmanager” kontrolliert und weiterbearbeitet werden.
So funktioniert die Erfassung und Abrechnung der Spesen mit dem mobileX-Travel Expense Manager:
Travel Expense Manager in der mobilen App mobileX-CrossMIPReiseliste und Details
In mobileX-CrossMIP und mobileX-MIP for Field Service findet der Techniker unter dem Menüpunkt Reisen eine Liste der bereits in SAP erstellten Reisen. Der Techniker kann hier auch selbst eine neue Reise anlegen. Dabei muss er sie einem Serviceauftrag zuordnen, der für die Verbuchung nach SAP als Kostenträger dient.
Durch einen Klick öffnet der Techniker die Detailansicht einer Reise. Bei der Anlage einer Reise werden diverse Datenfelder bereits aus den zugeordneten Auftragsdaten gefüllt und sind vor der Verbuchung noch änderbar. Diese Datenfelder sind:
- Ort: Wird aus der Auftragsadresse abgeleitet.
- Land: Wird aus der Auftragsadresse abgeleitet.
- Reisezeitraum: Wird aus den Planungsdaten des Auftrags abgeleitet.
- Revisionsnummer/Grund der Reise: Kann aus dem Auftragstext abgeleitet werden.
- Ausland: Sofern das Land vom Heimatland des Technikers abweicht.
Welche Auftragsdaten in die Reiseabrechnung übernommen werden, ist individuell anpassbar.
Erfassung in- und ausländischer Spesenbelege
Zu jeder Reise kann der Techniker unter dem Reiter Belege eine Liste mit seinen Spesen erfassen. Dabei muss er jeweils die Kostenart, das Datum und den Betrag eingeben. Dabei ist der unterschiedliche Mehrwertsteuersatz bereits in der Kostenart hinterlegt. Zudem kann er ein Foto oder eine Datei des Belegs als Datei hochladen und anhängen.
Techniker, die internationale Einsätze durchführen, dokumentieren in dem Reiter Grenzübertritte die Ein- und Ausreisen. Für jeden Beleg geben sie zudem das Reiseland und die Währung an. Abhängig vom jeweiligen Land stehen unterschiedliche Spesenarten zur Auswahl. So kann der Techniker zum Beispiel Spesen mit oder ohne Umsatzsteuer angeben. Weitere Zusatzfelder lassen sich im Fenster Spesenbeleg individuell konfigurieren.
Pauschalen und Abzüge
Der mobileX-Travel Expense Mananger berücksichtigt auch Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung, die je nach Unternehmen individuell konfigurierbar sind. Diese können für jeden Tag der Reise mit den Spesenbelegen zum Beispiel bei einer Hotelübernachtung mit Frühstück in Abzug gebracht werden. Sollte die Gesamtreise nicht pauschal abgerechnet werden, sind die Checkboxen im Reiter Abzüge nicht eingabebereit.
Nutzt der Techniker bei einer Reise sein Privatfahrzeug zu dienstlichen Zwecken, kann er die jeweiligen Strecken über den Reiter Privatkilometer angeben.
Aufteilung von Kosten
Der Techniker muss im mobileX-Travel Expense Mananger jede Reise mindestens einem Serviceauftrag zuordnen. Nachträglich kann er der Reise weitere Serviceaufträge hinzufügen. Bei Kosten, die mehrere Aufträge betreffen, wie die Anreise ins Ausland oder Hotelkosten, verteilt der Reiskostenmanager die Anteile variabel auf alle Aufträge.
Bei einer individuellen Implementierung kann die Kostenaufteilung auch auf SD-Belege oder Kostenstellen erfolgen.
Überprüfung und Verbuchung
Hat der Techniker eine Reise komplett erfasst und alle Spesenbelege eingetragen, kann er sie abschließen. Damit erfolgt die Übermittlung der Daten ins Backoffice. Dort überprüft der Innendienst die Daten in der Transaktion PR05 “SAP Reisekostenmanager”. Wenn alles passt, kann er sie anschließend zur Abrechnung für die Buchhaltung freigeben. Dann erfolgt die Rechnungsstellung an den Kunden und die Erstattung der Auslagen an den Techniker. Die Spesenbelege werden zudem im Dokumentenmanagement-System archiviert.
Bei Reisen von mehreren Wochen oder Monaten kann der Techniker auch einen Teil der Reise und Spesenabrechnung vorab übertragen und erhält nach der Prüfung eine Abschlagszahlung.
Vorteile des mobileX-Travel Expense Mananger
Die Vorteile, die der mobileX-Travel Expense Mananger gegenüber einer Reisekostenabrechnung mit Excel und Papier bietet, liegen auf der Hand:
- Vereinfachung: Der mobileX-Travel Expense Mananger macht die Erfassung von Reisekosten und Spesen für den Techniker deutlich leichter, da viele Daten, Pauschalen und Steuersätze schon vorbelegt sind. Durch die Integration des Moduls in die mobile Auftragsabwicklung muss er nicht noch ein zusätzliches Tool nutzen, sondern kann dies mit den Rückmeldungen zum Auftrag erledigen.
- Qualitätssteigerung: Die digitale Erfassung verbessert die Datenqualität der Reisekostenabrechnung. Fehler bei der manuellen Übertragung durch den Innendienst entfallen, Vorbelegungen vermeiden falsche Eingaben.
- Steigerung der Produktivität: Der Techniker muss weniger Zeit für die Reisekostenerfassung aufwenden und kann sich auf seine Einsätze konzentrieren. Rückfragen bei der Prüfung durch den Innendienst kommen seltener vor.
- Beschleunigung der Fakturierung: Die mobile Reisekostenerfassung beschleunigt den Prozess der Rechnungsstellung deutlich. Die Buchhaltung muss nicht mehr darauf warten, bis der Techniker von seinen Einsätzen zurück ist, Zeit findet, die Abrechnung zu machen und schließlich die Belege per Post an die Zentrale zu schicken. Dies verkürzt den Fakturazyklus von mehreren Wochen auf wenige Tage und verbessert die Liquidität des Unternehmens.
- Schnellere Erstattung von Auslagen: Auch der Techniker profitiert von der mobilen Reisekostenerfassung. Er bekommt seine Auslagen schneller erstattet und kann bei längeren Dienstreisen Abschlagszahlungen erhalten.
mobileX-Release Monitor
Der mobileX-Freigabemonitor bietet dem Innendienst die Möglichkeit, eingehende Berichte anhand vordefinierter Kriterien auszusteuern und bei Bedarf in Rücksprache mit dem Techniker zu korrigieren.
mobileX-Dynamic Forms
Das Modul mobileX-Dynamic Forms, eine optionale Erweiterung für mobileX-MIP for Field Service, ermöglicht die Digitalisierung von Formularen.